Aandachtspunten pinautomaten voor Horeca
Voor een goed werkende pinautomaat is het verstandig om van tevoren te bepalen wat uw voorwaarden zijn. Een pinautomaat is geen wondermiddel, maar een instrument om het afrekenen te versnellen. De combinatie van de juiste software en een pinautomaat is vaak belangrijker dan alleen de functionaliteit van de automaat.
Hierbij een aantal functionaliteiten waarop u kunt letten:
Contactloos & mobiel
Sneller afrekenen, minder fysieke handelingen
Dit gebeurt via de pinautomaat.
Fooi-prompt
Concrete, zichtbare stimulans voor servicebeloning.
Het is aan te bevelen om de kassasoftware te laten bepalen hoe de fooi moet worden verwerkt.
POS-integratie
Automatische gegevensovername, minder invoerfouten.
Het kassasysteem voor de horeca moet in staat zijn om het te betalen bedrag te verhogen, zodat dit vervolgens kan worden doorgestuurd naar de pinautomaat. Zo kunt u fooi of "contant pinnen" eenvoudig beheren.
Loyaliteitskoppeling
Spaarkaarten en kortingen zonder aparte scanners.
De kassasoftware moet de spaarkaarten kunnen verwerken, zodat dit administratief goed wordt afgehandeld. De rol van de terminal is in deze situaties vooral die van scanner.
Meertalige interface
Een betere ervaring voor toeristen.
Zowel de kassasoftware als de pinautomaat moet dit ondersteunen.
QR-betalingen
Extra optie voor gasten zonder betaalpas.
QR-betalingen kunnen worden opgestart vanuit een Tap to Pay-app of vanuit de kassasoftware.
End-to-end-versleuteling
Dit minimaliseert fraude en chargebacks.
Dit is wettelijk verplicht.
Cloud-dashboard
Real-time data over transacties, piekuren en ticketgrootte.
Ideaal is een kassasysteem voor de horeca waarin alles wordt bijgehouden, zodat u één centraal punt heeft.
Split-billfunctie
Laat groepen gasten gemakkelijk de rekening delen.
De kassasoftware moet de splitsing voor u uitvoeren. Zo weet u welke artikelen bij welke betaling horen. Een pinautomaat weet alleen het bedrag, niet de achterliggende verkoop.
Offline modus
Betalingen blijven werken tijdens korte internetonderbrekingen.
Er zijn paymentproviders die offline betalingen ondersteunen. Tot een afgesproken bedrag mag de klant betalen. De werkelijke betaling vindt plaats zodra de diensten weer online zijn.
Moderne apparaten combineren deze functionaliteiten in een gebruiksvriendelijk pakket. Een goede pinautomaat voelt voor gasten intuïtief aan, zelfs als zij er voor de eerste keer mee in aanraking komen.
Hierbij een aantal functionaliteiten waarop u kunt letten:
Contactloos & mobiel
Sneller afrekenen, minder fysieke handelingen
Dit gebeurt via de pinautomaat.
Fooi-prompt
Concrete, zichtbare stimulans voor servicebeloning.
Het is aan te bevelen om de kassasoftware te laten bepalen hoe de fooi moet worden verwerkt.
POS-integratie
Automatische gegevensovername, minder invoerfouten.
Het kassasysteem voor de horeca moet in staat zijn om het te betalen bedrag te verhogen, zodat dit vervolgens kan worden doorgestuurd naar de pinautomaat. Zo kunt u fooi of "contant pinnen" eenvoudig beheren.
Loyaliteitskoppeling
Spaarkaarten en kortingen zonder aparte scanners.
De kassasoftware moet de spaarkaarten kunnen verwerken, zodat dit administratief goed wordt afgehandeld. De rol van de terminal is in deze situaties vooral die van scanner.
Meertalige interface
Een betere ervaring voor toeristen.
Zowel de kassasoftware als de pinautomaat moet dit ondersteunen.
QR-betalingen
Extra optie voor gasten zonder betaalpas.
QR-betalingen kunnen worden opgestart vanuit een Tap to Pay-app of vanuit de kassasoftware.
End-to-end-versleuteling
Dit minimaliseert fraude en chargebacks.
Dit is wettelijk verplicht.
Cloud-dashboard
Real-time data over transacties, piekuren en ticketgrootte.
Ideaal is een kassasysteem voor de horeca waarin alles wordt bijgehouden, zodat u één centraal punt heeft.
Split-billfunctie
Laat groepen gasten gemakkelijk de rekening delen.
De kassasoftware moet de splitsing voor u uitvoeren. Zo weet u welke artikelen bij welke betaling horen. Een pinautomaat weet alleen het bedrag, niet de achterliggende verkoop.
Offline modus
Betalingen blijven werken tijdens korte internetonderbrekingen.
Er zijn paymentproviders die offline betalingen ondersteunen. Tot een afgesproken bedrag mag de klant betalen. De werkelijke betaling vindt plaats zodra de diensten weer online zijn.
Moderne apparaten combineren deze functionaliteiten in een gebruiksvriendelijk pakket. Een goede pinautomaat voelt voor gasten intuïtief aan, zelfs als zij er voor de eerste keer mee in aanraking komen.
Veilig opbergen van de pinautomaten. Foto Illustratie: © HRC DIGITAL B.V.
Veiligheid en compliance
Encryptie-standaarden zoals PCI DSS en point-to-point-encryption zijn inmiddels verplicht voor alle aanbieders.
Maak gebruik van de volgende "best practices":
Fysieke controle
Bewaar toestellen na sluiting in een afgesloten lade of kluis.
Voorkom dat onbevoegden toegang hebben tot de apparatuur.
Regelmatige inspectie
Check op skimming-hardware rond de kaartsleuf.
Train personeel om onregelmatigheden te herkennen.
Rechtenbeheer
Geef managers meer rechten dan bedienend personeel, zodat refund-fraude beperkt blijft.
Houdt bij wie welke transacties annuleert of terugboekt.
Gemoedsrust
Verhoogde veiligheid betekent ook meer gemoedsrust voor medewerkers. Een café-eigenaar uit Rotterdam: "Mijn personeel voelt zich veiliger sinds we minder cash in huis hebben. Vooral bij sluitingstijd is er meer rust, nu we niet meer met grote bedragen over straat hoeven."
Maak gebruik van de volgende "best practices":
Fysieke controle
Bewaar toestellen na sluiting in een afgesloten lade of kluis.
Voorkom dat onbevoegden toegang hebben tot de apparatuur.
Regelmatige inspectie
Check op skimming-hardware rond de kaartsleuf.
Train personeel om onregelmatigheden te herkennen.
Rechtenbeheer
Geef managers meer rechten dan bedienend personeel, zodat refund-fraude beperkt blijft.
Houdt bij wie welke transacties annuleert of terugboekt.
Gemoedsrust
Verhoogde veiligheid betekent ook meer gemoedsrust voor medewerkers. Een café-eigenaar uit Rotterdam: "Mijn personeel voelt zich veiliger sinds we minder cash in huis hebben. Vooral bij sluitingstijd is er meer rust, nu we niet meer met grote bedragen over straat hoeven."
Soms een lastige keuze: kopen of leasen? Foto Illustratie: © HRC DIGITAL B.V.
Kostenstructuur
- Het kopen van een pinautomaat vergt een hogere investering van € 350,00 tot € 1.200,00 maar geeft lagere maandlasten.
- Huur of lease van € 20,00 tot € 60,00 per maand biedt flexibiliteit en onderhoud en vervanging zijn meestal inbegrepen.
- Vaste servicekosten zoals abonnement en vervangingskosten.
- Variabele transactiekosten zoals debetcards, cerditcards, MAESTRO en VPay.
- Kijk hoeveel transacties je per jaar hebt en hoe hoog het gemiddelde bedrag is.
Heb je hoge volumes?
Dan loont het zich vaak om een gepersonaliseerd aanbod aan te vragen.
Connectiviteit
Controleer de vaste internetverbinding en test of het WiFi signaal stabiel is. Zorg voor een fallback internetverbinding naar 4G of 5G die automatisch overschakelt bij uitval. Gebruik ALTIJD een apart netwerk waar gasten zich nooit op kunnen aanmelden.
Gebruik voor gasten bijvoorbeeld de 2,4GHZ frequentie en voor intern gebruik de 5GHz frequentie. Of andersom als je apparatuur gebruikt die alleen op de 2,4Ghz frequentie functioneert. Test de verbinding tijdens piekmomenten, wanneer veel gasten het WiFi-netwerk belasten. Geef in de router prioriteit aan de pinautomaat verbinding en het kassasysteem.
Batterij- en printcapaciteit
Een batterij moet minimaal 4 tot 8 uur mee kunnen, ideaal is een volledige dienst. Printrollen moeten eenvoudig te vervangen zijn zonder gereedschap. Overweeg de optie om bonnetjes per e-mail te versturen om papier te besparen.
Software-updates
Vraag leveranciers naar automatische firmware-updates voor nieuwe betaalmethodes en veiligheidsupdates. Zorg ervoor dat updates snel of 's nachts kunnen plaatsvinden zodat er bij drukte zo min mogelijk oponthoud is.
Servicedesk en omruilgarantie
Een defect toestel op zaterdagavond kan honderden euro's omzet kosten. Check SLA's (Service Level Agreement) zorgvuldig. Vraag naar vervangende apparatuur binnen 24 uur bij defecten. Het beste is om altijd een plan B te hebben en nooit op 1 terminal vertrouwen. Neem een extra terminal of gebruik ook een Tap to Pay oplossing met je eigen telefoon.
Johan Cruijff zou gezegd hebben: "Je weet pas wat je mist, als je het niet meer hebt."
De toekomst? Foto Illustratie: © HRC DIGITAL B.V.
De toekomst: zeven trends om nu al rekening mee te houden
Trends en Invloed op de horeca sector
- SaaS-platforms.
- Contactloos wordt de norm. PIN-contactlooslimiet stijgt elk jaar, kaarten met magneetstrip verdwijnen geleidelijk. In 2025 verwacht men dat 90% van alle pintransacties contactloos zal zijn.
- Biometrische bevestiging. Vingerafdruk of gezichtsscan op de telefoon vervangt pincode, versnelt high-ticket-transacties. Dit verhoogt niet alleen de snelheid maar ook de veiligheid.
- Decentrale wallets. Stablecoins en gereguleerde crypto's kunnen transactiekosten verlagen, vooral internationaal. Hoewel nog in de kinderschoenen, experimenteren vooruitstrevende horecazaken al met deze betaalmethoden.
- AI-gestuurde upsell. Kassasystemen tonen realtime upsell-suggesties op basis van bestelhistorie en tijd. "Klanten die dit bestelden, namen ook vaak..." wordt werkelijkheid in de horeca.
- Betaalaanbieders bieden steeds vaker alles-in-één-bundels inclusief analytics, loyaliteit en marketing. Dit vereenvoudigt het technologische landschap voor horecaondernemers.
- Ondernemers die hun hard- en software nu modulair en API-vriendelijk inrichten, kunnen deze innovaties later eenvoudig inschakelen zonder opnieuw te investeren in hardware.
Lisa serveert een lunch. Foto Illustratie: © HRC DIGITAL B.V.
Een dag in de praktijk: een tijdlijn in Lisa's lunchcafé
11:45 uur Binnenstromende kantoorcliënten
Medewerker verwerkt tien transacties in minder dan twee minuten, alle contactloos. Gasten kunnen snel terug naar kantoor.
13:00 uur Toeristen zonder Nederlandse bankpas
Internationaal schema wordt automatisch herkend, terminal toont Engels menu. De toeristen zijn opgelucht dat ze kunnen betalen zonder lokale valuta.
15:30 uur Middagdip
Dashboardmelding "omzet onder verwachting". Lisa pusht via de POS een 2-voor-1-smoothieactie, betaalbaar via QR-code. Binnen een uur stijgt de omzet weer.
17:45 uur Personeel rekent eigen consumpties af
Managementrechten zijn nodig voor personeelskorting, alles gelogd voor de boekhouding. Transparantie voorkomt misverstanden.
19:30 uur Groep van twaalf wil splitsen
Terminal ondersteunt split-bill, vier gasten gebruiken contactloos, acht voeren hun pincode in. Geen gedoe met "wie had wat" en cash verdelen.
22:15 uur Kasopmaak
Twee minuten export naar boekhoudsoftware, betalingsbestand automatisch naar accountant. Lisa kan eerder naar huis.
Of je nu een foodtruck runt, een Michelin-restaurant of een pop-upbar, de boodschap is helder: een moderne pinautomaat hoort bij een moderne horecaonderneming. Wie hem slim inzet, wint kostbare tijd, bouwt betere klantrelaties op en maakt zijn zaak klaar voor de technologie van morgen.
Zoals Lisa het samenvat: "Mijn pinautomaat is misschien wel de beste investering die ik in mijn zaak heb gedaan. Het heeft niet alleen mijn administratieve last verlicht, maar ook mijn omzet verhoogd en de klantervaring verbeterd. In de moderne horeca is het geen luxe meer, maar pure noodzaak."
Medewerker verwerkt tien transacties in minder dan twee minuten, alle contactloos. Gasten kunnen snel terug naar kantoor.
13:00 uur Toeristen zonder Nederlandse bankpas
Internationaal schema wordt automatisch herkend, terminal toont Engels menu. De toeristen zijn opgelucht dat ze kunnen betalen zonder lokale valuta.
15:30 uur Middagdip
Dashboardmelding "omzet onder verwachting". Lisa pusht via de POS een 2-voor-1-smoothieactie, betaalbaar via QR-code. Binnen een uur stijgt de omzet weer.
17:45 uur Personeel rekent eigen consumpties af
Managementrechten zijn nodig voor personeelskorting, alles gelogd voor de boekhouding. Transparantie voorkomt misverstanden.
19:30 uur Groep van twaalf wil splitsen
Terminal ondersteunt split-bill, vier gasten gebruiken contactloos, acht voeren hun pincode in. Geen gedoe met "wie had wat" en cash verdelen.
22:15 uur Kasopmaak
Twee minuten export naar boekhoudsoftware, betalingsbestand automatisch naar accountant. Lisa kan eerder naar huis.
Of je nu een foodtruck runt, een Michelin-restaurant of een pop-upbar, de boodschap is helder: een moderne pinautomaat hoort bij een moderne horecaonderneming. Wie hem slim inzet, wint kostbare tijd, bouwt betere klantrelaties op en maakt zijn zaak klaar voor de technologie van morgen.
Zoals Lisa het samenvat: "Mijn pinautomaat is misschien wel de beste investering die ik in mijn zaak heb gedaan. Het heeft niet alleen mijn administratieve last verlicht, maar ook mijn omzet verhoogd en de klantervaring verbeterd. In de moderne horeca is het geen luxe meer, maar pure noodzaak."
Kritische kanttekeningen en praktische tips
Verlies nooit contant volledig uit het oog Storingen komen voor. Een kleine cashreserve voorkomt ongemakkelijke situaties. Houdt ongeveer 5% van je gemiddelde dagomzet aan contanten achter de hand.
- Train personeel op basis scenario's. Een kaart wordt geweigerd, er is een verbindingsuitval, de klant wil alsnog contant betalen. Speel rollenspellen met elkaar zodat je allemaal voorbereid bent op de meest voorkomende storingen, veranderingen en problemen.
- Monitor transactiekosten elk half jaar. Volumes kunnen sneller stijgen dan je denkt. Onderhandelen kan een besparing opleveren naarmate je omzet groeit.
- Denk vanuit de gastbeleving. Een te agressieve fooi-prompt kan contraproductief werken. Kies tactvolle defaultbedragen. Onderzoek wijst uit dat een fooi-suggestie van 10-15% het beste werkt; hogere percentages kunnen gasten afschrikken.
- Overweeg meerdere pinautomaten. In grotere zaken kan één pinautomaat een bottleneck vormen. Bereken hoeveel transacties je per uur verwerkt tijdens piekmomenten en stem daar je apparatuur op af. Tap to Pay kan helpen in de piekmomenten.
- Gebruik de e-bon optie wanneer dit tijdswinst oplevert. Steeds meer gasten waarderen een digitale bon boven een papieren exemplaar. Dit is niet alleen duurzamer maar bespaart ook kosten op termijn. Echter, het invoeren van iemand zijn of haar gegevens kost ook tijd.