HRC DIGITAL

Reserveringssysteem

HRC System is een compleet en eenvoudig te bedienen reserveringssysteem.
Het reserveringssysteem is geschikt voor kleine en grote accommodatie verstrekkers.
Door gebruik te maken van high-tech functies is de reserveringssoftware ook in staat om uw beschikbaarheid en prijzen
te publiceren op het internet. Hierdoor is een compleet boeking systeem beschikbaar voor een zeer aantrekkelijk prijs.

Reserveringssysteem Planbord
  • Reserveringssysteem Planbord

    Het reserveringsprogramma biedt een gebruikersvriendelijk planbord biedt u alle informatie van de reservering.

  • Inchecken en uitchecken

    Via het planbord kunt u ook inchecken en uitchecken zonder de reservering te openen.

  • Reservering maken

    Het maken van een reservering kan op diverse manieren. Via het planbord, zoeken op beschikbaarheid, snel reserveren en via het internet.

  • Reservering aanpassen

    Een reservering kan via de reserveringssoftware eenvoudig worden aangepast door deze te verslepen en te bevestigen. Of de reservering kan via het reserveringsscherm worden aangepast.

  • Multi Tab

    Het reserveringssysteem biedt de mogelijkheid om meerdere schermen gelijktijdig open te houden. Zo kunt u tussendoor een reservering of brief open laten staan.

  • Groepsreservering

    Het reserveringsprogramma biedt de mogelijkheid om meerdere objecten aan 1 reservering te koppelen. Inchecken en uitchecken kan met de groepsfunctie worden gedaan. Ook het aanpassen van meerdere objecten tegelijkertijd is mogelijk en bijzonder gebruikersvriendelijk.

  • Betalingen

    Via het tabblad betalingen kunnen de betalingen worden toegevoegd. Voor aanbetaling is er een wettelijk verplichte functie voor aanbetalingen beschikbaar.

  • Prijs aanpassen

    Voor gebruikers die hiervoor permissie hebben, kan de prijs van een artikel worden aangepast via de reserveringssoftware.

Multi Tab software
Dagoverzicht reserveringen
  • Reserveringssysteem dagoverzicht

    De reserveringssoftware biedt de mogelijkheid om in 1 overzicht, snel alle gasten, de aankomende en de vertrekkende gasten in te zien. Eventuele opmerkingen kunnen worden ingezien. Het dagoverzicht kan worden geprint.

  • Overzicht gasten

    Via het overzicht gasten kan een uitgebreid overzicht worden gemaakt. Het reserveringssysteem biedt de mogelijkheid om de beschikbare velden in een layout te plaatsen en deze layout op te slaan. De layout is dan snel te gebruiken voor een toekomstige zoekopdracht. Het overzicht kan vervolgens worden geprint of worden geëxporteerd.

  • Gasten zoeken

    Gasten kunnen met de functie Zoeken Relatie, worden opgezocht. Bij elke relatie (lees: gast) staan overzichtelijk alle gegevens inclusief uitgebreide NAW gegevens, reserveringen, verstuurde brieven, verstuurde emails, facturen, HRC SERVICES data, offertes (bij offerte module); en u kunt een brief of email versturen.

  • Duidelijke schermen

    De reserveringssoftware beschikt, voor elke reservering, over diverse schermen: de objecten, brieven printen of emailen, facturen, omzet, verbruik, betalingen, koppelen, archief, opmerkingen, extra personen en internet info.

  • Preview

    Voordat u een reservering opslaat, kun u via de preview functie de berekende prijs inzien. Bijzonder handig als een klant naar de totaalprijs vraagt. Voor u een uitstekend controle middel.

  • Reservering

    Reserveringen kunnen op 5 manieren worden gemaakt. Via: het planbord, beschikbaarheid zoeken, snel reserveren, relatie en via het internet.

  • Prijspakket kiezen

    In het reserveringsscherm kan het prijspakket (lees: prijs, rack rate of arrangement) worden gekozen. Elke categorie kan gekoppeld worden aan één of meerdere prijspakketten. Zo kunt u flexibel werken met uw eigen prijsstellingen. Een prijspakket kunt u als standaardprijs instellen.
    Zodoende wordt het juiste prijspakket automatisch gekozen zodat elke fout is uitgesloten.

Reserveringsprogramma Reservering
Brieven printen en mailen
  • Printen en emailen

    Het reserveringssysteem biedt de mogelijkheid om brieven en facturen te printen en te emailen via een ingebouwd mail systeem.

  • Talen

    Elke brief en/of factuur kan in verschillende talen worden gemaakt. Tijdens het gebruik wordt automatisch de juiste taal gekozen van een gast.

  • Eigen layout

    Via onderhoud brieven kunnen layouts van de brieven en facturen worden aangepast. HRC System beschikt ook over zogenaamde shortcodes. Hiermee kunt u met 1 code, data opvragen zoals de reserveringsdata, betalingen, BTW, naam, adres etc. etc.

  • Geadresseerde

    De brief/factuur kan worden geadresseerd (ter attentie van) naar privé of bedrijf.

  • Adres

    De brief/factuur kan worden verstuurd naar het adres van alle relaties die gekoppeld zijn aan de reservering.

  • Betalingen

    De betalingen kunnen worden gedaan met alle ingevoerde betaalwijzen. Ook een gedeeltelijke betaling met 2 betaalwijzen is mogeljk. Het reserveringssysteem rekent zelf het openstaande bedrag uit. Een betaling kunt u direct koppelen aan een factuur.

  • Aanbetalingen

    Volgens de Nederlandse Belastingsdienst moet een aanbetaling worden gezien als omzet waarover BTW is verschuldigd. Via een ingenieus systeem kunt u met 1 klik aangeven of het om een gewone betaling gaat of om een aanbetaling.

  • Betalingen via contract

    Wanneer een aanbetaling door u verplicht wordt gesteld dan kunt u het systeem ook laten uitrekenen wanneer de eerste en tweede (aan)betaling betaald moet zijn. Met name voor verhuur van vakantiehuizen, bungalows, etc. etc. is dit een handige optie.

  • Dagafschrift bank

    De reserveringssoftware biedt de mogelijkheid om uw administratie compleet te maken kunt u ook het dagafschrift van de betalingen invoeren.

Betalingen invoeren
Facturen afdrukken
  • Factureren

    Het reserveringssysteem beschikt over een professioneel en gebruikersvriendelijk factuursysteem.

  • Deelfacturen

    Het reserveringsprogramma biedt de mogelijkheid om meerdere objecten te reserveren via 1 reservering. Via het factuursysteem kunt u per object een factuur of deel factuur maken.

  • Betaling direct koppelen aan factuur

    Bij de meeste facturatiepakketten moet de betaling achteraf gekoppeld worden aan de factuur. HRC System biedt de mogelijkheid om een betaling tijdens het maken van een factuur direct te koppelen aan de factuur.

  • Geadresseerde en factuuradres

    Bij het maken van de factuur kunt u de factuur versturen naar alle personen en/of bedrijven die gekoppeld zijn aan de reservering.

  • Factuur printen en emailen

    De reserveringssoftware biedt de mogelijkheid om facturen te printen. Ook kunnen facturen worden gemaild via het ingebouwde email systeem.

  • Factuur in archief

    De factuur wordt automatisch in het archief geplaatst zodat u altijd beschikt over de juiste communicatie. Een factuur kan ook achteraf nogmaals worden geprint. Belgische bedrijven die gebruik maken van de FDM (Fiscale Data Module) mogen éénmalig een BTW factuur printen.

  • Bezettingsgraad

    De reserveringssoftware beschikt over uitgebreide overzichten waaronder het overzicht bezettingsgraad. Hier kunt u de bezettingsgraad inzien op basis van de door u gekozen periode. Ook eventuele onbeschikbaarheid van objecten kunt u in het overzicht zien.

  • Objectbezetting of bedbezetting

    U kunt kiezen of u de kamerbezetting of de bedbezetting wilt inzien. Beschikt u over meerdere categorieën zoals een
    1 persoonskamer en 2 persoonskamer, dan kunt u ook per categorie de bezetting inzien.

  • Percentage bezetting

    Met een extra tabblad kan de bezetting ook in percentages worden uitgedrukt. Zowel absoluut als in gemiddeldes.

Bezettingsgraad reserveringssoftware
Online Reserveringssysteem
  • Online reserveren

    De reserveringssoftware beschikt standaard over de mogelijkheid om de beschikbaarheid naar het internet te versturen en online reserveringen op te halen. U bepaalt zelf of u hiervan gebruik wilt maken.

  • Automatisch of handmatig

    Beschikbaarheid kunt u automatisch uploaden naar het internet maar ook handmatig. Hetzelfde geldt voor het ophalen en verwerken van internet reserveringen.

  • Prijzen gebruiken

    U hoeft geen aparte prijzen aan te maken voor het online reserveren. Door middel van een paar klikken staan uw normale prijzen op het internet. Maar u kunt ook online aanbiedingen maken. Precies zoals u het zelf wilt.

  • Internet voorwaarden

    Het instellen van voorwaarden zoals een minimum aantal nachten, aankomstdag, minimum aantal personen, is snel en eenvoudig in te stellen.

  • Nooit meer typen

    Internet reserveringen worden volledig ingelezen door het systeem. Knippen en plakken behoort tot het verleden.

Internet reserveringen
Channel Manager
  • Veel modules standaard meegeleverd

    Ons reserveringssysteem wordt standaard geleverd met veel functies.
    Voor specifieke doelgroepen hebben wij een aantal extra modules ontwikkeld die tegen een kleine meerprijs kunnen worden geleverd. De internet modules, auto inboeken en Channel Manager module zijn zelfs helemaal gratis.

  • Offerte module

    De offerte module is een optionele module en bedoeld voor bedrijven die vaak offertes moeten aanmaken. De offertes kunt u printen of per email versturen. Ook met een eigen logo in uw email. De offerte beïnvloedt niet de beschikbaarheid maar is wel zichtbaar in het planbord. Eenmaal aangemaakte offertes kunnen eenvoudig worden omgezet naar definitieve reserveringen.

  • Boekhoud module

    Het reserveringssysteem biedt een optionele een optionele module die er voor zorgt dat een speciaal export bestand worden gegenereerd voor uw boekhoudpakket. Elk bestand heeft een unieke code en kan door uw boekhoudpakket worden ingelezen.

  • Uren Module

    Met de optionele uren module van het reserveringsprogramma kunnen reserveringen worden gemaakt die gebaseerd zijn op een x aantal minuten. Ideaal voor bedrijven die producten of diensten vaker dan 1 keer per dag willen reserveren. U kunt zowel reserveringen per dag als per uur maken en inzien via hetzelfde planbord.
    Vergaderaccommodaties verhuren wordt met de uren module kinderspel.

Tevreden HRC System gebruiker

Belangrijkste functies HRC System

Multi user en multi TAB

  • netwerk geschikt: meerdere computers
  • geen meerkosten voor extra computers
  • geen meerkosten voor extra gebruikers
  • multi TAB systeem

Inloggen en beveiliging

  • inloggen met PIN code
  • inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord
  • inloggen met Kelner sleutel
  • gebruikers aanmaken, onderhouden en rechten geven

Planbord

  • overzichtelijk planbord
  • snel informatie via planbord
  • reserveren via planbord
  • reservering aanpassen via planbord
  • reservering verplaatsen via planbord
  • kleurcodes planbord aan te passen
  • periode planbord instelbaar

Reservering

  • reserverings data per object
  • inchecken individueel of als groep
  • uitchecken individiueel of als groep
  • uniek symbool per object
  • artikelen toevoegen
  • snelknoppen ontbijt, lunch, diner, annuleringsfonds
  • kredietlimiet instellen
  • referentie code opgeven
  • bezoektype invoeren
  • reseller koppelen
  • niet verplaatsbaar functie
  • relatiegegevens contactpersoon reservering
  • relatiegegevens voor factuuradres
  • relatiegegevens per gast
  • preview functie
  • omzet, Betaald, Saldo
  • prijspakket kiezen
  • volwassenen (2 leeftijdscategorieën mogelijk)
  • kinderen (3 leeftijdscategorieën mogelijk)
  • omzet toevoegen
  • verbruik toevoegen (bv. stroom, gas)
  • betalingen en aanbetalingen
  • contract en borg ontvangen
  • reserveringen koppelen
  • archief van brieven, facturen en emails
  • opmerkingen voor vrije teksten
  • extra personen om alle gasten in het systeem te plaatsen
  • internet info voor internet reserveringen
  • archief

Online reserveren

  • internet upload beschikbaarheid
  • internet upload prijzen
  • internet upload alles
  • internet controleer op nieuwe versie
  • internet boekingen
  • internet Channel Manager
  • internet betalingen

Factureren

  • compleet factuur systeem
  • deel facturen
  • credit facturen
  • facturen printen
  • facturen emailen
  • bijlages mailen
  • geadresseerde kiezen
  • eigen layout

Brieven

  • brieven printen
  • brieven emailen
  • bevestigings brieven
  • eigen layout

Overzichten

  • overzicht bezettingsgraad
  • overzicht omzet
  • overzicht betalingen
  • overzicht facturen
  • overzicht gasten
  • overzicht relaties
  • overzicht reserveringen
  • overzicht CBS
  • overzicht brieven
  • overzicht objecten
  • overzicht POS
  • overzicht aanmeldingen gasten
  • dagoverzicht

Beschikbaarheid

  • beschikbaarheid zoeken (ook verfijnd zoeken)
  • snel reserveren

Relaties

  • relaties zoeken
  • relatie aanmaken: gast, leverancier, reseller
  • uitgebreide NAW gegevens relaties
  • tweevoudige beveiliging creditcard gegevens

Onderhoud

  • onderhoud artikelen
  • onderhoud prijspakketten
  • onderhoud objecten
  • onderhoud brieven (multi-language)
  • onderhoud betaalwijzen
  • onderhoud POS
  • onderhoud bedrijfsgegevens
  • onderhoud computers
  • onderhoud algemeen
  • onderhoud standaardwaarden
  • onderhoud extra velden
  • onderhoud BTW
  • onderhoud internet
  • onderhoud netwerk
  • onderhoud kinderen, senioren
  • onderhoud hardware
  • onderhoud aanmeldingen
  • onderhoud deurboek
  • onderhoud XML Export
  • onderhoud printerinstellingen
  • onderhoud database

Multi-language

  • taal instellen (Nederlands, Duits, Engels, Frans, Spaans, Grieks, Turks)

Fiscal Memory Device

  • aansluitingen voor diverse Europese landen
  • FDM en INSIKA